En entreprise, les employés effectuent généralement des missions dans d’autres localités. Au cours de ces voyages d’affaires, ils se déplacent des fois avec leurs propres véhicules. Dans ce cas d’espèce, ils ont droit à une indemnité dite kilométrique. De ce fait, la prime varie en fonction du nombre de kilomètres parcouru. Alors, comment faire ce calcul ?
La procédure de calcul de l’indemnité kilométrique
Le calcul du montant de l’indemnité kilométrique est étroitement lié à une unité de mesure utilisée en droit fiscal. Cette mesure s’appelle le cheval fiscal. Il permet de déterminer quelle est la puissance théorique ou administrative d’un véhicule.
Ainsi, pour déterminer le montant de l’indemnité kilométrique, vous multipliez le cheval fiscal par le nombre de kilomètres parcourus. Chaque véhicule qui effectue une mission a par conséquent un cheval fiscal. La valeur des chevaux fiscaux ne peut pas excéder 07. Autrement dit, au-delà de ce chiffre, le véhicule n’est plus pris en compte.
Éléments pris en compte dans le calcul de l’indemnité kilométrique
Un ensemble d’éléments sont pris en compte lorsqu’on calcule l’indemnité kilométrique. Il s’agit notamment des charges liées à la réparation du véhicule, à son entretien ou même aux frais de carburant. Les frais liés à l’achat des protections diverses, des pneus et les primes d’assurance ne sont pas en reste.
Les indemnités kilométriques ne prennent cependant pas en compte les frais liés au parking, au péage ou au stationnement. Ils sont adossés à un autre type d’indemnités et nécessitent la présentation de justificatifs ou factures.
L’indemnité kilométrique est un atout pour les salariés. En effet, il n’est pas assujetti à l’impôt sur le revenu. Toutefois, si vous êtes propriétaire d’une entreprise, vous pouvez faire des recherches. Le but est de savoir s’il faut une voiture de fonction ou s’il est plus rentable de payer une indemnité kilométrique.
Les véhicules pris en compte pour le calcul de l’indemnité kilométrique
Tous les véhicules ne sont pas pris en compte dans le calcul du remboursement kilométrique. Les véhicules dont les salariés sont propriétaires ou copropriétaires sont concernés par ce dédommagement.
Les véhicules loués ainsi que les véhicules prêtés sont aussi touchés par l’indemnité. En ce qui concerne les véhicules prêtés, des justificatifs sont nécessaires. Ils sont relatifs à la prise en charge de la côte part des frais de l’automobile.
Il est important de préciser que l’indemnité kilométrique ne s’intéresse pas aux déplacements en avion, en train ou en taxi. Le covoiturage est aussi exclu du calcul indemnité kilométrique.
Le barème du calcul de l’indemnité kilométrique
Plusieurs barèmes permettent de calculer le montant du remboursement kilométrique. Ils sont fixés par les autorités fiscales et sont actualisés chaque année. Ils concernent les voitures, les engins à deux roues avec une cylindrée inférieure à 50 cm³ et les motos.
L’indemnité kilométrique pour voiture
Elle dépend de la distance parcourue (d) et du cheval fiscal du véhicule. Ainsi, plusieurs cas de figure s’observent.
| Nombre de chevaux fiscaux | Entre 0 et 5 000 km | Entre 5001 et 20 000 km | Plus de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| Entre 1 et 3 | d × 0,502 | (d × 0,3) + 1007 | d × 0,35 |
| 4 | d × 0,575 | (d × 0,323) + 1 262 | d × 0,387 |
| 5 | d × 0,603 | (d × 0,339) + 1 320 | d × 0,405 |
| 6 | d × 0,631 | (d × 0,355) + 1 382 | d × 0,425 |
| 7 | d × 0,661 | (d × 0,374) + 1435 | d × 0,446 |
L’indemnité kilométrique pour les engins à deux roues
Il s’agit des engins dont la cylindrée est inférieure à 50 cm³. L’indemnité ici dépend essentiellement de la distance parcourue. Ainsi, pour les distances comprises entre 0 et 3 000 km, on multiplie la distance par l’indice 0,299.
Pour des distances situées entre 3 001 et 6 000 km, l’indemnité s’obtient en multipliant au préalable la distance par l’indice 0,07. Puis, en additionnant le résultat obtenu par 458. Au-delà de 6 000 km, on multiplie le nombre de kilomètres parcourus par l’indice 0,162.
L’indemnité des motos
Pour ce qui est des motos, la valeur de l’indemnité s’obtient comme pour les voitures. En d’autres termes, elle dépend du nombre de kilomètres parcourus (d) et de la valeur des chevaux fiscaux de la moto.
| Nombre de chevaux fiscaux | Entre 0 et 3 000 km | Entre 3001 et 6 000 km | Plus de 6 000 km |
|---|---|---|---|
| De 1 à 2 | d × 0,375 | (d × 0,094) + 875 | d × 0,234 |
| De 3 à 5 | d × 0,444 | (d × 0,078) + 1099 | d × 0,261 |
| Au-delà de 5 | d × 0,575 | (d × 0,075) + 1 502 | d × 0,325 |
L’indemnité kilométrique sur les vélos n’est plus disponible. Néanmoins, elle est remplacée par les forfaits mobilités durables. L’indemnité kilométrique sur le vélo permettait au cycliste de percevoir près de 0,25 euro par kilomètre parcouru. Les forfaits mobilités durables permettent cependant de percevoir jusqu’à 500 euros par an.
Le calcul des indemnités kilométriques peut s’avérer délicat si la taille de l’entreprise est plus ou moins grande. Ainsi, il est possible d’avoir recours à la technologie. Les logiciels de gestion des notes de frais sont alors de puissants alliés. Ils vous aideront à calculer efficacement l’indemnité kilométrique.
Indemnités Kilométriques (2023) : Ce qu’il faut savoir
Dans cette vidéo, nous vous dévoilerons tout ce que vous devez savoir sur les indemnités kilométriques en 2023, un sujet essentiel pour les travailleurs et les entreprises.
En conclusion, le calcul des indemnités kilométriques peut sembler complexe, mais il est essentiel pour rémunérer équitablement les déplacements professionnels. En utilisant les bonnes méthodes et en suivant les directives fiscales en vigueur, vous pouvez garantir que les employés sont correctement indemnisés pour leurs frais de déplacement. Cela contribue à maintenir une relation de confiance entre les employeurs et les employés tout en respectant les règles fiscales en vigueur.
Gagner une indemnité d’une rupture conventionnelle peut également avoir un impact sur votre calcul d’indemnités kilométriques, car elle peut être soumise à l’impôt sur le revenu. Il est donc important de prendre en compte toutes les sources de revenus pour déterminer avec précision vos remboursements de frais de déplacement.