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27 octobre 2026
Depuis le 1er septembre, un client peut vous envoyer une facture électronique, et vous devez être en mesure de la recevoir. Si votre logiciel de facturation n’a pas été touché depuis, le moment de le vérifier est venu. Pour la plupart des petits patrons, l’obligation d’émettre arrive un an plus tard, mais la préparation ne se fait pas en une semaine.
Facturation électronique : les dates à retenir et qui est concerné
Le calendrier de la réforme de la facturation électronique tient en deux étapes. Le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en France doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Ce même jour, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire commencent à émettre leurs factures et à transmettre leurs données d’e-reporting.
Pour les TPE PME et les micro-entrepreneurs, l’obligation d’émettre et de transmettre ses données de transaction démarre le 1er septembre 2027. Elle concerne les ventes entre assujettis français (le B2B domestique). Les ventes aux particuliers, les opérations avec l’étranger et les paiements relèvent de l’e-reporting, c’est-à-dire d’une simple transmission de données à l’administration.
Dans les faits, vous êtes déjà concerné par la réception. Vos fournisseurs de grande taille peuvent désormais vous adresser leurs factures par ce canal, et vous ne pouvez pas leur demander de continuer avec des PDF par mail.
Un PDF envoyé par mail n’est pas une facture électronique
Au sens de la réforme, une facture électronique est un fichier structuré (Factur-X, UBL ou CII) qui transite par une plateforme agréée. Un PDF simple, même parfaitement rédigé, reste une facture papier dématérialisée et ne répond plus à l’obligation.
Ce qu’il faut préparer dans votre logiciel de facturation
Un logiciel conforme doit faire quatre choses : produire des factures dans un format accepté, ajouter les nouvelles mentions obligatoires, se connecter à une plateforme agréée et garder la trace des échanges. Voici les points à contrôler, avec l’état dans lequel vous devriez les trouver aujourd’hui.
- Le format de sortie. Le logiciel doit générer du format Factur-X (un PDF qui embarque des données lisibles par machine) ou du format UBL. Statut attendu : disponible dès maintenant, au moins en test.
- Les mentions obligatoires. Il faut le numéro SIREN du client, l’adresse de livraison si elle diffère de l’adresse de facturation, la catégorie de l’opération (livraison de biens, prestation de services ou mixte) et l’option pour le paiement de la TVA d’après les débits. Statut attendu : champs présents dans les modèles de facture.
- La connexion à une plateforme agréée. Le logiciel doit soit en être une, soit s’y raccorder. Statut attendu : raccordement possible ou annoncé avec une date.
- Le suivi des statuts de facture. Une facture peut être déposée, rejetée, refusée ou encaissée, et vous devez le voir dans votre outil. Statut attendu : affichage des statuts à la réception.
- L’archivage. Les factures reçues et émises se conservent six ans, dans leur format d’origine. Statut attendu : stockage inclus ou export possible vers un coffre sécurisé.
Si l’un de ces points manque et que votre éditeur ne donne aucune échéance, posez-lui la question par écrit. La réponse conditionnera la suite de votre choix.
Mettre à jour les fichiers clients et fournisseurs (SIREN, SIRET, adresses)
C’est le chantier le moins visible et souvent le plus long. Une facture électronique est acheminée grâce à l’identité de son destinataire, et la moindre erreur provoque un rejet de facture. Vos fichiers clients et fournisseurs doivent donc être propres avant que le premier envoi parte.
Commencez par vérifier que chaque fiche professionnelle comporte un SIREN de 9 chiffres et, quand c’est utile, un SIRET de 14 chiffres pour l’établissement concerné. Contrôlez ensuite les adresses de facturation et de livraison, puis traquez les doublons, fréquents quand un client a changé de raison sociale ou d’adresse. Les particuliers, eux, n’ont pas besoin de SIREN, mais séparez-les clairement des professionnels dans votre base.
Pour vérifier un numéro, l’annuaire des entreprises de l’administration permet de retrouver le SIREN et le SIRET à partir d’un nom ou d’une adresse. Prévoyez une heure par tranche de cinquante clients actifs : c’est un ordre de grandeur réaliste pour une TPE qui n’a jamais nettoyé son fichier.
Choisir son logiciel et sa plateforme agréée
Une plateforme agréée (anciennement appelée PDP) est l’opérateur qui envoie et reçoit vos factures, vérifie leur conformité et transmet les données à l’administration. Le Portail Public de Facturation (PPF) a vu son rôle réduit : il ne sert plus de plateforme d’échange pour les entreprises, mais d’annuaire central et de relais vers la DGFIP. Vous devez donc choisir une plateforme agréée, et non passer par le portail public.
Dans la pratique, deux cas de figure se présentent. Soit votre éditeur de logiciel est lui-même immatriculé comme plateforme agréée, et tout se règle au même endroit. Soit il s’appuie sur un partenaire, et le raccordement est un module à activer. Dans les deux cas, la liste officielle des plateformes immatriculées est publiée par l’administration fiscale, et c’est elle qu’il faut consulter avant de signer.
Trois questions suffisent pour trier les offres. La plateforme gère-t-elle la réception et l’émission, ainsi que l’e-reporting ? Quel est le tarif une fois dépassé le volume de factures inclus ? Pouvez-vous récupérer vos données si vous changez d’outil ? Gardez aussi en tête l’inscription à l’annuaire de la facturation électronique : c’est la plateforme choisie qui y est déclarée comme votre adresse de réception, ce qui permet à vos fournisseurs de vous retrouver.
Après la bascule : e-reporting, sanctions et cas des micro-entrepreneurs
L’e-reporting ne concerne pas que les grands comptes. Quand vous vendez à des particuliers ou à des clients étrangers, vous devrez transmettre certaines données de ces ventes, sans pour autant émettre de facture électronique. Un logiciel bien configuré le fait en arrière-plan, mais la fréquence d’envoi dépend de votre régime de TVA, un point à clarifier avec votre comptable.
Le micro-entrepreneur n’est pas dispensé. Même en franchise en base de TVA, il doit pouvoir recevoir des factures électroniques, et il émettra les siennes à partir de septembre 2027 pour ses ventes B2B domestiques. Si vous facturez peu, un logiciel gratuit ou à petit prix raccordé à une plateforme agréée est généralement suffisant.
Côté risques, les sanctions prévues par la loi sont une amende de 15 euros par facture non conforme, plafonnée à 15 000 euros par an, et de 250 euros par transmission d’e-reporting manquée, avec le même plafond. L’enjeu réel pour un petit patron est surtout pratique : une facture rejetée, c’est un paiement qui traîne et un client qui relance. Pour la suite, les relances écrites pour une facture impayée valent le détour. Mieux vaut tester quelques envois dès maintenant avec un client volontaire, avant que l’obligation d’émettre ne s’applique à vous.
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