La gestion des ressources humaines au sein d’une entreprise est une activité qui apporte son lot de challenges au quotidien. Cependant, depuis quelques années, cette tâche est devenue moins contraignante, et ce, avec l’avènement de la plateforme Mypeopledoc.
Cette application a pour but de simplifier les tâches quotidiennes du responsable des ressources humaines à travers les outils efficaces de gestions intégrés. Le présent guide présente ce qu’est Mypeopledoc, comment l’utiliser de façon optimale, ainsi que ses avantages.
Qu’est-ce que le logiciel Mypeopledoc ?
Créé en 2017, Mypeopledoc est un outil RH conçu pour assouplir les contraintes liées au caractère matériel de la gestion du personnel. C’est une plateforme accessible depuis n’importe quel navigateur et qui permet de gérer tous les domaines des ressources humaines.
Elle est utilisable même avec un smartphone et offre ainsi la possibilité à l’employé de faire rapidement une demande de congé. De ce fait, l’entreprise est gagnante en matière de rendement et de temps.
Conforme à la législation française sur le travail, elle constitue un tableau de bord pour bien conduire la carrière de chaque salarié. C’est un logiciel qui possède également plusieurs fonctionnalités.
Au nombre de celles-ci, il y a l’archivage automatique et la conservation sécurisée des documents. Le responsable des ressources humaines n’est pas le seul à manipuler le logiciel. Il existe aussi une interface dite SaaS, dédiée aux salariés.
L’interface SaaS permet à l’employé d’avoir accès aux documents qui le concernent. Ceux-ci peuvent être par exemple la fiche de paie. Mypeopledoc lutte contre la densité administrative en faisant fi du papier et de l’encre.
Le rendement de temps est considérable, ce qui a conduit de nombreuses multinationales à l’adopter. Il est téléchargeable sur Play Store, comme sur Apple Store.
Comment utiliser Mypeopledoc de façon optimale ?
Mypeopledoc est une plateforme dont la tâche est d’emmagasiner puis de partager les documents relatifs aux ressources humaines d’une entreprise. Elle est utilisée pour deux missions principales : la gestion des congés et des absences et la gestion sociale.
La gestion des congés et absences
La permanence d’une entreprise dépend avant tout de sa capacité à bien gérer ses salariés et à leur offrir un environnement de travail flexible. Il est donc important pour le responsable des ressources humaines d’être attentif sur le problème de l’absentéisme.
La gestion des absences et des congés devient alors une priorité. Elle permettra d’éviter les pertes de temps dans les processus administratifs. Utiliser la plateforme pour une meilleure organisation revient donc à éviter un fort taux d’absence.
Mypeopledoc est également utilisée pour avoir une vision d’ensemble sur les différentes demandes afin de mieux se focaliser sur le rendement de l’entreprise. Tout ceci permet ensuite de mettre en place les stratégies qui marchent vraiment.
La gestion sociale
Contrôler la gestion revient à maîtriser de façon excellente, le budget de l’entreprise ainsi que la nature des différentes prestations. Néanmoins, il faut aussi prendre en compte le capital humain. La plateforme permet dans ce cas de rechercher l’équilibre entre le point financier, humain et la perpétuité de la société.
Mypeopledoc laisse aussi un accès libre et facile au profil des employés, à leur bulletin de paie et facilite la gestion des arrêts maladie. À la vue des différentes tâches pour lesquelles est utilisée la plateforme, il est clair qu’elle possède de nombreux avantages.
Les avantages de l’outil de gestion Mypeopledoc
Comme toutes les plateformes et applications, l’utilisation de Mypeopledoc est également avantageuse. Ses avantages sont constatés sur différents plans tant au niveau juridique, sécuritaire qu’écologique.
L’authenticité sur le plan juridique
Même si la plateforme est souvent comparée à d’autres logiciels de mail, elle dispose d’une différence particulière. La particularité est que les documents qui sont transférés disposent d’une valeur juridique, c’est-à-dire qu’ils sont conformes sur le plan juridictionnel.
Ceci, parce que l’ensemble des documents sont accompagnés d’une signature numérique et l’identité de l’expéditeur est aussi connue.
Un coffre-fort numérique sécurisé
Reconnu comme un véritable coffre-fort, c’est un logiciel qui assure la protection et la conservation des documents. Il s’appuie sur un processus de cryptage unique, ce qui permet de bien sécuriser tous les différents fichiers.
C’est un outil hermétique aux spams, aux publicités, ainsi qu’à tous types de cyberattaque. Enfin, la plateforme assure un archivage rapide et permanent des documents.
De plus, le système est bien réglementé, de sorte que seules les personnes présélectionnées par la société peuvent communiquer. Les documents ne sont envoyés qu’après vérification et les salariés ne peuvent y avoir accès que grâce à un code délivré par l’entreprise. Le coffre-fort unique dont dispose chaque salarié permet de :
- Consigner tous types de fichiers comme les factures et les fiches de paies, de façon sécurisée
- Ordonner ces fichiers par processus de libellés
- Permettre l’accès des informations à une tierce personne
- Contrôler l’historique des actions
Un logiciel plus écologique
La forte utilisation du papier au sein d’une entreprise n’est plus une chose à démontrer. Que ce soit pour les rédactions de rapport ou les impressions, le papier constitue une grande dépense pour les entreprises.
Cette surutilisation du papier signifie une exploitation en masse d’arbres pour la production. Cependant, avec le logiciel Mypeopledoc toutes les opérations sont numérisées, ce qui réduit la consommation du papier et l’impact sur l’environnement.
Un suivi plus efficace
L’équipe en charge de la gestion des ressources humaines a une vue sur tous les tableaux de bord. Cet accès favorise un suivi optimal des salariés et de leurs performances. Cela renforce l’expérience des travailleurs et permet aussi une mise à jour à temps réel de certaines informations.
Mypeopledoc offre également la possibilité aux salariés de donner leurs avis sur certains aspects des prestations dans le but de contribuer à l’amélioration de celles-ci.